Trotz der rasanten Digitalisierung von Geschäftsprozessen verlassen sich viele Unternehmen immer noch stark auf Rechnungen im PDF-Format. Diese Dateien sind zwar einfach zu erstellen und zu versenden, stellen jedoch eine große Herausforderung dar, wenn es um die Automatisierung und die Einhaltung neuer Standards für die elektronische Rechnungsstellung geht. Das Format ist standardmäßig nicht maschinenlesbar, was bedeutet, dass wichtige Daten manuell extrahiert oder mühsam durch herkömmliche OCR-Systeme verarbeitet werden müssen – bis jetzt.
Warum XML die Zukunft der Rechnungsstellung ist
Mit dem Aufkommen der KI-gestützten Datenextraktion können Unternehmen nun unstrukturierte oder halbstrukturierte PDF-Rechnungen in vollständig strukturierte XML-Dateien umwandeln, die den gesetzlichen Standards entsprechen und für die Automatisierung optimiert sind. Dies verbessert nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern definiert die Möglichkeiten der Rechnungsverarbeitung grundlegend neu.
KI-basierte Tools wie die in bbXML verwendeten gehen weit über eine einfache Zeichenerkennung hinaus. Sie verstehen den Kontext einer Rechnung:
Sie wissen, was eine Kopfzeile bedeutet, wie man einen Einzelposten von einer Fußzeile unterscheidet oder wie man Fehler in der Umsatzsteuerberechnung erkennt. Das Ergebnis ist ein hochpräziser Datenextraktionsprozess, der nahtlos mit unterschiedlichen Rechnungslayouts, Sprachen und Formaten funktioniert – sogar mit gescannten Dokumenten.
Die Konvertierung einer PDF-Datei in XML ist mehr als nur eine Formatänderung. Es geht darum, eine statische Datei in ein dynamisches, strukturiertes Dokument umzuwandeln, das in Echtzeit validiert, verarbeitet, archiviert und verteilt werden kann. XML ermöglicht es Maschinen, die Daten zu „verstehen“ – sei es die Rechnungsnummer, der Nettobetrag oder die Steuernummer des Käufers -, so dass sie direkt in ERP-Systeme integriert, mit Bestellungen abgeglichen oder gemäß den neuesten E-Invoicing-Vorschriften an die Steuerbehörden übermittelt werden können.
Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Die manuelle Dateneingabe wird überflüssig, das Risiko menschlicher Fehler sinkt. Arbeitsabläufe werden beschleunigt, Zahlungen effizienter abgewickelt und Finanzdaten wesentlich transparenter und konsistenter.
In der Praxis bedeutet dies, dass ein Unternehmen einfach ein PDF hochladen oder per Drag & Drop ziehen kann. Innerhalb von Sekunden extrahiert die KI alle relevanten Felder, ordnet sie einem strukturierten Schema zu und stellt die Rechnung als XML-Datei zum Herunterladen oder direkten Versenden bereit. Die Benutzer können die Daten vor dem Versand überprüfen und validieren, um die Genauigkeit und die volle Kontrolle über die Ausgabe zu gewährleisten.
Da der regulatorische Druck zunimmt und die digitale Einhaltung von Vorschriften zur Notwendigkeit wird, laufen Unternehmen, die sich weiterhin auf die manuelle Verarbeitung von Rechnungen verlassen, Gefahr, in Probleme zu geraten. KI-gestützte Extraktionstools wie bbXML lösen nicht nur ein Problem – sie bieten einen strategischen Vorteil. Sie ermöglichen es Unternehmen, sich in ihrem eigenen Tempo zu modernisieren und gleichzeitig in einem sich schnell entwickelnden Markt konform und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Die Zukunft ist papierlos, automatisiert und intelligent
Der Übergang von PDF zu XML ist nicht nur technisch, sondern auch operativ, strategisch und unausweichlich. Mit der Unterstützung von KI wird aus einem Engpass in der Finanzverwaltung ein reibungsloser, skalierbarer Prozess, der den Weg zu Automatisierung, Genauigkeit und Agilität ebnet.
