Der Umgang mit den Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung kann überwältigend sein, insbesondere angesichts der neuen Vorschriften, die 2025 in ganz Europa eingeführt werden. Aber mit bbXML ist die Umwandlung Ihrer Rechnungen in vollständig konforme XML-Dateien einfacher als Sie denken. Egal ob Sie ein Freiberufler, ein kleines Unternehmen oder ein großer Konzern sind, bbXML vereinfacht den Prozess der Konvertierung, Validierung und des Versands Ihrer Rechnungen – ohne technisches Fachwissen.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen den Einstieg erleichtert.
1. Rechnung hochladen
Ihre Reise beginnt mit einem einfachen Upload. bbXML unterstützt alle Arten von PDFs, einschließlich gescannter Papierrechnungen, textbasierter Dokumente und strukturierter digitaler Rechnungen.
Ziehen Sie Ihre Datei einfach per Drag & Drop auf die Plattform. Innerhalb von Sekunden beginnt bbXML mit der automatischen Extraktion der Daten und stellt sicher, dass auch bei komplexen Layouts oder mehrsprachigen Dokumenten kein Detail ausgelassen wird.
Profi-Tipp: Sie können einzelne Dateien hochladen oder mehrere Rechnungen gleichzeitig im Stapelverfahren verarbeiten, was bei der Verarbeitung großer Mengen Zeit spart.
2. Wählen Sie Ihr XML-Format
Sobald Ihre Daten extrahiert sind, bietet Ihnen bbXML Flexibilität bei der Ausgabe.
Benötigen Sie ein benutzerdefiniertes Layout? bbXML ermöglicht auch maßgeschneiderte XML-Konfigurationen, die zu Ihrem ERP-System oder Ihrer Buchhaltungssoftware passen.
3. Prüfen und validieren
Der nächste Schritt ist die Prüfung. Sie sehen alle extrahierten Felder übersichtlich dargestellt – Rechnungsnummer, Ausstellerdetails, Empfänger, Summen, Steuerkennzeichen und mehr. bbXML prüft Ihre Rechnung gegen lokale und internationale Standards, so dass Sie sicher sein können, dass sie vor der Übermittlung vollständig konform ist.
Sie können die Daten bearbeiten oder bestätigen, und das System weist Sie auf Unstimmigkeiten oder fehlende Felder hin.
4. Exportieren oder versenden
Nach der Validierung können Sie Ihre Rechnung mit der eingebetteten XML-Datei herunterladen oder als eigenständige XML-Datei zur Verwendung auf anderen Plattformen exportieren.
Möchten Sie die Datei direkt an Ihren Kunden, Mandanten oder ein Behördenportal weiterleiten? Kein Problem – mit bbXML können Sie die Datei per E-Mail versenden oder direkt über Ihr bevorzugtes System weiterleiten.
5. Nachverfolgen und archivieren
Mit bbXML können Sie Rechnungen nicht einfach versenden und vergessen. Ihre Rechnungen werden sicher in Ihrem Dashboard gespeichert, wo Sie sie jederzeit abrufen können.
Außerdem können Sie den Konvertierungsstatus verfolgen, Protokolle einsehen und Benutzer oder Rollen innerhalb Ihres Teams verwalten, wodurch das Tool für wachsende Unternehmen skalierbar ist.
bbXML wurde für eine einfache Handhabung in der Praxis entwickelt.
Die elektronische Rechnungsstellung mag wie eine technische Hürde erscheinen – mit bbXML wird sie jedoch zu einem reibungslosen und effizienten Teil Ihres täglichen Arbeitsablaufs. Ganz gleich, ob Sie sich auf die kommenden Vorschriften 2025 vorbereiten oder einfach nur die Nase voll haben von unordentlichen Papierwegen, bbXML hilft Ihnen, die Vorschriften einzuhalten, Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren.
Es wurde entwickelt, um Komplexität zu bewältigen – aber so, dass Sie es nicht müssen.
